Politica de confidentialitate

NOTĂ DE INFORMARE

CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

DE CĂTRE DOC (DOCTOR OMNIA CASUUM) SRL

Clinica Somnolog-Doctorescu- operator de date

DOC (Doctor Omnia Casuum) SRL este societatea care deține controlul direct si care operează sub denumirea comercială Clinica Somnolog-Doctorescu, în calitate de operator de date cu caracter personal.

Pentru noi, Clinica Somnolog- Doctorescu,  datele dumneavoastră sunt esentiale si le vom trata cu maximă seriozitate. Asigurarea unui climat de transparență, siguranță și încredere pentru pacienții noștri sunt o prioritate pentru noi, pentru care angajații, colaboratorii, partenerii și conducerea noastră își declară susținerea. Scopul acestei note este să furnizeze o informare generală cu privire la prelucrarea datelor pacienților noștri în contextul accesării serviciilor noastre medicale, precum si a datelor prelucrate in context de marketing.

Date de contact. Responsabil protectia datelor

DOC (doctor Omnia Casuum) SRL

Adresa: Str. Dr. Leonte Anastasievici nr. 11, sector 5, București

cu sediul in Str.Dr.Leonte Anastasievici nr.11, sector 5, Bucuresti, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/10648/2016, Cod fiscal 36408680

Telefon 0784.44.22.77 sau 021.311.88.22

www.somnolog.ro

www.doctorescu.eu

Datele de contact ale responsabilului nostru cu protecția datelor: mirela.dumitru@www.somnolog.ro

Ce tip de date cu caracter personal prelucram

Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le vom prelucra sunt în majoritate date obținute direct de la dumneavoastră si includ următoarele categorii de date:

• Date de identificare, respectiv: nume, prenume, sex, data naşterii/ vârsta, cod numeric personal (CNP) – dacă se aplică, calitatea de asigurat/ neasigurat. Acestea sunt necesare înregistrării fișei dumneavoastră de pacient și identificării corecte la accesarea serviciilor medicale solicitate.
• Detalii de contact, respectiv: adresă de corespondență/facturare, număr de telefon, adresă de email. Pe acestea le vom folosi pentru comunicări legate de programări, facturări sau, în cazul în care avem permisiunea dumneavoastră în acest sens, comunicări comerciale referitoare la serviciile noastre.
• Detalii referitoare la facturare. Detalii referitoare la solduri și plăți, cum ar fi: informații privind plățile efectuate și soldurile restante; numărul contului bancar (IBAN); numele şi prenumele titularului contului bancar.
• Informații profesionale legate de starea de sanatate- sofat, expunere noxe etc.
• Inregistrări video (în incintele laboratoarelor de somn- unde avem instalate camere de supraveghere video – acolo unde există, acestea sunt indicate prin semne la vedere);
• Inregistrările apelurilor efectuate în receptia clinicii;
• Opinii şi viziuni (pot include date cu caracter special), cum ar fi: orice opinii şi viziuni pe care ni le transmiteţi sau orice opinii şi viziuni pe care le postaţi despre noi pe paginile noastre de pe reţelele de socializare (socialmedia).
• Date privind sănătatea (date personale cu caracter special), cum ar fi: simptome; afecțiuni anterioare; istoricul dumnevoastră de sănătate, inclusiv rezultate ale analizelor și investigațiilor anterioare, intervenții efectuate anterior, medicamente administrate; antecedente heredo-colaterale; rezultatele analizelor și investigațiilor pe care vi le efectuăm; diagnostice;; tratamentul pe care vi-l prescriem sau administrăm; medicul pe care l-aţi consultat; recomandări medicale;

Sursele din care primim datele cu caracter personal

Sunteți principala sursă de la care colectăm date cu caracter personal, atunci cand accesați servicii medicale în clinica noastră. Aceste date includ atât date de identificare, contact, facturi și plăți, cât și date privind sănătatea, puse la dispoziție de dumneavoastră și necesare în vederea prestării serviciilor medicale solicitate.

Pentru înregistrarea serviciului în sistemul informatic al CNAS, colectăm confirmarea calității dumneavoastră de asigurat, prin interogarea bazei de date a CNAS.

În cazul comunicărilor comerciale, vă vom solicita în prealabil consimțământul pentru transmiterea acestora din partea Clinicii Somnolog-Doctorescu, În toate cazurile, vă vom informa cu privire la colectarea datelor dumneavoastră ca urmare a unei tranzacții M&A în termenul legal de o lună.

Temeiurile in baza carora prelucram datele cu caracter personal

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, generale si speciale, pentru a executa contractul, la cererea dumneavoastră, prin care ne obligăm să vă prestăm serviicile noastre medicale, confirmări programările, sa va oferim informații privind pregătirea în vederea efectuarii investigatiilor, informații privitoare la facturi, solduri și plăți.

Datele cu caracter special prelucrate in cadrul prestarii serviciilor medicale au la baza articolului 9.2, aliniat h al Regulamentului UE 679/2016.

De asemenea, prelucrăm datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligaţiilor noastre legale, de exemplu cele de arhivare și de raportare către autorităţi publice anumite informaţii, în special în domeniul sănătății publice și financiar-contabil.

Sunt cazuri în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul interesului nostru legitim, de exemplu pentru actualizarea datelor dumneavoastră de identificare și contact, îmbunătățirea serviciilor noastre, asigurarea ordinii, securității bunurilor și persoanelor în clinica sau pentru soluționarea disputelor și formularea apărărilor.

În ceea ce privesc comunicările noastre comerciale, prelucrăm datele dumneavoastră pe baza consimţământului la prelucrare pentru acest scop specific, în limitele consimțământului acordat.

În situația în care între dumneavoastră și noi apar diferende pe care nu le putem soluționa împreună pe cale amiabilă, este posibil să prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter special pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru în instanță.

Scopurile pentru care prelucram datele cu carcater personal

Scopurile principale pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră sunt următoarele:

• Prestarea de servicii medicale către dumneavoastră și raportarea acestora.
• Înregistrarea serviciilor medicale prestate; programări; identificarea dumneavoastră şi a serviciilor prestate; informarea dumneavoastră cu privire la rezultatele serviciilor prestate .
• Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii şi IT (tehnologia informaţiei).
• Gestionarea și dezvoltarea sistemelor noastre de comunicaţii; gestionarea securităţii noastre IT; realizarea auditurilor de securitate asupra reţelelor noastre IT; emiterea de rapoarte către instituțiile competente în domeniul securității informatice sau repararea unor erori de sistem.
• Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale.
• Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale cu privire la arhivare, sănătate, securitate, ţinerea evidenţelor și a altor obligații pe care legislația ni le impune.
• Gestiunea financiară, eliberarea bonurilor, facturilor şi chitanţelor; primirea plăţilor. inclusiv înregistrarea plăților efectuate de altă persoană in numele dumneavoastră; recuperarea debitelor de la dumneavostră (inclusiv prin intermediul companiilor specializate în recuperarea de creanţe); restituirea unor sume de bani către dumneavoastră; transmiterea de notificări; trimiterea în instanţă; elaborarea de rapoarte financiare/ operaţionale, rapoarte de activitate şi emiterea situaţiilor financiare/ cu privire la contracte.

Comunicări comerciale

Comunicarea către dumneavoastră prin orice mijloace (email, telefon, mesaje telefonice SMSuri, mesaje transmise pe platformele de socializare) de noutăţi privind serviciile medicale disponibile în Clinica Somnolog-Doctorescu, sau furnizarea de alte informaţii care v-ar putea interesa se vor face in baza unui consimatamant specific.

Soluţionarea disputelor

Soluționarea sesizărilor și cererilor dumneavoastră; formularea de cereri şi de apărări înaintea autorităţilor publice şi a altor entităţi care soluţionează dispute. Înlăturarea suspiciunii de malpraxis.

Îmbunătăţirea serviciilor si proceselor.

Cui vom divulga datele

Ca regulă, NU divulgăm datele dumneavoastră către alte companii, organizaţii sau persoane din orice ţară (inclusiv România). În anumite situații, este însă posibil să divulgăm datele dumneavoastră către alte persoane fizice sau juridice. Puteți regăsi mai jos principalele categorii de astfel de destinatari:

• Alte companii colaboratoare cu Clinica Somnolog-Doctorescu – pentru motive legitime legate de activitatea noastră (inclusiv serviciile medicale pe care le prestăm și operarea site-ului nostru), potrivit legislației aplicabile.
• Autorități publice din orice domeniu (în special autorități publice în domeniul sănătății din România : Casa Națională de Asigurări de Sănătate, Ministerul Sănătății, Institutul Național de Sănătate Publică, Ministerul de Finanțe etc.,la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă.
• Asigurători din România sau din alte state – la solicitarea dumneavoastră expresă, în legătură cu serviciile de care ați beneficiat în Clinica Somnolog-Doctorescu.
• Contabili, auditori, avocați și alți consultanți profesionali din România sau din străinătate – aceștia vor fi obligați prin lege si prin contractual încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră.
• Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru Clinica Somnolog-Doctorescu în diverse domenii (de exemplu, servicii de recuperare de creanţe, servicii de arhivare sau distrugere de documente, servicii de plată, servicii de marketing și publicitate etc.), pe care îi vom obliga să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile.
• Orice persoană, agenție sau instanță relevantă din România sau din alt stat – în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru în instanță.
• Orice achizitori sau posibili achizitiori relevanți din sectorul medical sau din alte sectoare, din România sau din alt stat – în situația în care vindem sau transferăm toate sau o parte dintre părțile noastre sociale, activele noastre sau afacerea noastră (inclusiv în cazul reorganizării, al dizolvării sau al lichidării noastre) – aceștia vor fi ținuți de o obligație de confidențialitate.
• Medicii colaboratori și alti furnizori de servicii medicale; fiecare dintre aceştia sunt obligaţi prin lege și/sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidenţialitatea datelor.

Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise și de a implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

Transferul datelor catre o tara terta sau organizatie internationala

De principiu, urmărim să limităm pe cât posibil transferul de date cu caracter personal către alte companii, organizaţii sau persoane din state terţe, iar atunci când analizăm realizarea unui astfel de transfer, încercăm să selectăm destinatari din țări pentru care Comisia Europeană a emis decizii de adecvare cu privire la nivelul de protecție a datelor în respectivele țări – adică un nivel de protecție similar celui din Uniunea Europeană.

Pentru aceste transferuri, nu sunt necesare autorizări speciale sau măsuri suplimentare față de cele implementate pentru orice destinatar al datelor din Uniunea Europeană și Spațiul Economic European. Chiar și în aceste situații, realizăm astfel de transferuri pentru categorii limitate de date

În anumite situații limitate, transferurile către țări terțe fără decizii de adecvare se pot face doar pe baza unor garanții adecvate – cum ar fi clauzele contractuale standard suplimentate de măsuri tehnice și contractuale, sau, in unele cazuri excepționale, în baza consimțământului, pentru implementarea unui contract la solicitarea persoanei vizate (de exemplu, la solicitarea expresă a pacienților noștri, transmitem date cu caracter personal către centre medicale din afara României, inclusiv către state terțe). Dacă va fi necesar să transferăm datele dumneavoastră către vreuna dintre destinațiile fără decizii de adecvare , vă vom informa în prealabil atât cu privire la destinația transferului, cât și cu privire la temeiurile acestuia și, după caz, vom obține consimțământul dumenavoastră în acest sens.

Cat timp vom stoca datele

Vom stoca datele dumneavoastră pentru perioade diferite de timp, în funcție de categoria de date, scopurile și temeiurile pentru care le prelucrăm.

Aveți mai jos detalii cu privire la termenele de păstrare a principalelor categorii de date pe care le prelucrăm:

Cea mai importantă categorie de date cu caracter personal pe care o prelucrăm sunt informațiile cu privire la starea dumneavoastră de sănătate, înregistrate atunci când accesați serviciile noastre medicale. Aceste date au și durata de prelucrare cea mai mare de stocare – între 30 de ani in cazul documentelor scrise fără valoare tehnică, și 100 de ani în cazul documentelor medicale.

Datele de identificare sunt accesorii datelor cu privire la starea de sănătate a pacientului și prin urmare se păstrează pe toată perioada de stocare a datelor medicale, pentru identificarea certă a pacientului căruia îi aparțin.

Date de contact ale pacienților noștri se actualizează conform acestei Note de Informare sau oricând, la alegerea dumneavoastră. În funcție de situație, vom avea nevoie să prelucrăm datele dumneavoastră de contact pe toată durata de valabilitate a unui contract, când sunteți în evidența noastră cu anumite boli cronice sau transmisibile ori dacă înregistrați debite restante.

Date financiare: în cazul în care efectuați plăți pentru contracte individuale sau pentru servicii, prelucrăm detalii legate de acestea, pe care le păstrăm, conform reglementărilor financiar-contabile, pe o perioada de 5 până la 10 ani. Informații privind contractul dumneavoastră – le vom păstra pentru toată perioada contractuală și ulterior, pentru o perioadă de 3 ani. Inregistrările apelurilor în receptia clinicii – se pastrează pe o perioadă de până la 3 ani, durata termenului general de prescripție.

Securitatea datelor

Suntem preocupati permanent pentru a ne proteja pacienții, alte persoane ale căror date le prelucrăm şi pe noi înşine de accesul neautorizat şi de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizate ale datelor pe care le prelucrăm.

In vederea securitatii am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal

• Manual intern de politici GDPR
• Verificare si semnarea de contracte confidentialitate cu imputernicitii clinicii
• Revizuirea si instruirea permanenta a personalului clinicii.
• Verificarea permanenta a aplicarii politicilor de securitatea datelor
• Minimizarea datelor. Limitarea prelucrarii datelor cu caracter personal doar la datele care sunt relevante si necesare
• Masuri de restrangere a accesului la date
• Masuri tehnice specifice prin securizarea sistemelor informatice utilizate, asa cum este modulul de rezultate.
• Back -up-uri si audituri de Securitate.
• Exactitatea datelor prin reactualizarea periodica a datelor
• Anonimizarea datelor. Atunci cand e posibil, anonimizam datele.

Care va sunt drepturile si cum le puteti exercita

Drepturile dumneavoastră, date prin consimtamant, sunt următoarele:

• Dreptul de acces la date. Aveţi dreptul de a obţine accesul la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm sau la copii ale acestora.
• Dreptul la rectificarea datelor. Aveţi dreptul de a obţine rectificarea inexactităţilor sau completarea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm.
• Dreptul la ştergerea datelor. Aveţi dreptul la ştergerea datelor dumneavoastră, dacă nu avem o obligație legală sau un interes legitim de a le păstra.
• Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor. Aveţi dreptul de a restricţiona prelucrarea datelor dumneavoastră, pe perioada indicată
• Dreptul la portabilitatea datelor. Aveţi dreptul de a primi direct sau de a obţine transferul către un alt operator pentru datele pe care ni le-ați furnizat direct
• Dreptul la opoziție. Aveţi dreptul de a vă opune la prelucrarea datelor pe care le prelucrăm în temeiul interesului nostru legitim.
• Retragrea consimțământului
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere dataprotection.ro

Cum va puteti exercita drepturile

Pentru a exercita sau a afla mai multe detalii despre oricare dintre aceste drepturi puteți transmite o solicitare la dresa de email: mirela.dumitru@www.somnolog.ro. Vom încerca să răspundem cât mai rapid şi complet tuturor întrebărilor şi preocupărilor dumneavoastră şi să va facilităm exercitarea drepturilor.

Ce se poate intampla daca nu ne oferiti datele

Nu aveți o obligație de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le-am menţionat în acest document. Cu toate acestea, dacă nu ne oferiți datele menționate în această Notă de informare nu va fi posibil pentru noi să vă prestăm serviciile pe care ni le solicitați.